Au fil des années, la plupart des offices notariaux ont mis en place des modèles d’organisation basés sur l’expérience du notaire et des employés. Ceci dit, quand il s’agit de qualité de service, leurs clients se basent généralement sur la qualité d’accueil dont ces professionnels disposent. Dans cette prestation, l’excellence de l’accueil téléphonique a tout son intérêt.
Pourquoi l’accueil téléphonique est important pour un notaire ?
Les notaires sont des professionnels hautement qualifiés, proches et impartiaux qui collaborent, conseillent et garantissent le contrat de ses clients dans la plus stricte légalité. Être notaire, c’est aussi être un agent public de l’État, dont la tâche est de garantir la sécurité juridique des citoyens dans le domaine des transactions juridiques extrajudiciaires. En revanche, le notaire est un professionnel du droit qui exerce sur une base concurrentielle. C’est cette dualité de qualités qui justifie son indépendance. Il existe une concurrence entre les notaires en termes de qualité et non en termes de prix. Ce terme de qualité s’explique par la disponibilité du professionnel à tout moment.
Le premier point de contact dont les clients se réfèrent généralement la qualité de l’accueil téléphonique. Le fonctionnement et l’organisation des réceptions téléphoniques notariaux doivent toujours être exemplaires. En cas de besoin et sur un simple coup de fil, les clients peuvent compter sur le service d’un notaire prêt à aider et ne devront pas subir de longues files d’attente. Cependant, cette excellente qualité de service et d’écoute du client offerte par le notaire a pour contrepartie la nécessité d’une organisation complexe. C’est justement pour cela que la permanence téléphonique notaire est un bon compromis pour assurer une meilleure gestion des appels.
Les atouts de l’externalisation de la permanence téléphonique
L’insourcing a depuis longtemps cédé la place à un modèle d’externalisation, qui consiste à déléguer certaines tâches ou processus à une entreprise spécialisée par le biais de la sous-traitance. Il s’agit d’un engagement clair en faveur d’un modèle de gestion qui permet aux organisations de se « décharger » d’infrastructures inutiles (ressources humaines spécialisées, équipements techniques spécifiques, etc.). C’est une stratégie qui permet de réaliser une série de processus parfaitement externalisables, en les déléguant à des professionnels spécialisés qui, pourquoi ne pas le dire, les réalisent mieux, plus vite et moins cher. Quand il s’agit d’externalisation des appels téléphoniques d’un notaire, les avantages sont multiples. Un service clientèle téléphonique promet un accueil hautement qualifié et adapté à toutes les situations et les besoins des clients.
Au-delà de cela, on peut retrouver d’autres avantages significatifs :
- Une réduction potentielle des coûts fixes de 20 à 50 % ;
- La garantie de disposer d’un service efficace et de qualité ;
- Une plus grande capacité d’adaptation rapide aux changements dans le cabinet du notaire ;
- Une plus grande souplesse dans la prise de décision grâce à la concentration des efforts, du temps et des ressources sur les activités qui apportent la plus grande valeur ajoutée ;
- Apprendre les meilleures pratiques. Le cabinet apprend de l’entreprise externalisée, qui réorganise généralement le processus pour qu’il soit exécuté aussi efficacement que possible ;
- Accès rapide aux avantages des nouvelles technologies ou des actifs fournis par l’entreprise externalisée…
L’externalisation de la permanence téléphonique notariale permet de garantir la qualité et la continuité du service. Avec l’externalisation, le cabinet d’un notaire peut se désintéresser quelque peu d’un processus énergivore et chronophage, avec la garantie de recevoir un excellent niveau de service.